ระบบการทำงานที่ดี จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตอย่างมั่นคง

สำหรับเจ้าของธุรกิจหลาย ๆ คนที่เริ่มทำธุรกิจทุกอย่างด้วยตัวเองในทุก ๆ ขั้นตอนไม่ว่าจะเป็นการ

• คุยกับลูกค้า
• ทำงานทั้งหมดด้วยตัวเอง
• ตัดสินใจทุกอย่างเอง

ทุกอย่างก็ดูไปได้ดี สำหรับธุรกิจที่มีเพียงแค่ ”ตัวเรา” แต่เมื่อธุรกิจของเราเริ่มมียอดขายที่มากขึ้นการที่เราทำทุกอย่างด้วย ”ตัวคนเดียว” ก็เริ่มไม่ไหวอีกต่อไป

เราจะแก้ปัญหาโดยการมองหา ”คนช่วย” ด้วยการจ้างพนักงานเข้ามาเพื่อที่จะทำงานในส่วนที่เราเคยทำอยู่ แต่หลาย ๆ คนมักต้องเจอปัญหาที่คล้าย ๆ กัน นั่นก็คือ “งานทุกอย่างยังย้อนกลับมาที่ตัวเรา”

จากเหนื่อย “เรื่องงาน” กลายเป็นเหนื่อย “เรื่องคน” เข้าไปอีก

ซึ่งปัญหานี้ค่อนข้างจะเป็นทั่วไปที่พบได้บ่อย ๆ ในธุรกิจ เราลองมาหาคำตอบในบทความนี้กันครับ ว่าจะมีวิธีไหนบ้างที่จะช่วยให้เราแก้ไขปัญหาในส่วนนี้ได้บ้าง

👥 มีทีม ≠ 🪜มีระบบการทำงาน

---

หลาย ๆ คนเข้าใจผิดว่า เมื่อเราเริ่มจ้างคนเข้ามาช่วยแปลว่าเรามี ”ระบบการทำงาน” แล้ว แต่จริง ๆ แล้วมันไม่ใช่แบบนั้นเลยครับ เพราะเมื่อตอนที่เริ่มธุรกิจด้วยตัวเอง ส่วนใหญ่ไม่ค่อยมีการทำงานชัดเจน หรือส่วนมากก็อยู่ในหัวของเราเป็นส่วนใหญ่

เวลาเราอยากให้พนักงานทำตามในสิ่งที่ต้องการ เขาจะทำตามไม่ได้ “100%” แน่ ๆ ซึ่งถ้าเราเจอพนักงานที่เก่งเขาจะช่วยเราสร้าง ”ระบบการทำงาน” จากสิ่งที่ต้องการแต่ถ้าไม่เจ้าของธุรกิจควรสร้าง ”ระบบการทำงาน” เพื่อให้พนักงานทำตามในสิ่งที่เราต้องการ

”ระบบการทำงาน” ที่ดีจะไม่ยึดติดที่ใครคนใดคนหนึ่ง แต่จะต้องทำให้ใครก็ได้สามารถมาทำงานแทนที่ได้

🗺️ ระบบการทำงานการทำงานคืออะไร?

---

ถ้าอ่านมาถึงตรงนี้จะเห็นว่าผมใช้คำว่า ”ระบบการทำงาน” ไปค่อนข้างเยอะพอสมควร ซึ่งมันไม่ได้หมายถึงการมี “เครื่องมือที่ดีที่สุด” แต่มันคือคุณเข้าใจ “ขั้นตอนการทำงาน” ในธุรกิจของตัวเองได้ดีแค่ไหน

เพราะเมื่อคุณเข้าใจ “ขั้นตอนการทำงาน” ของตัวเองแล้ว คุณจะสามารถอธิบายได้เป็นขั้นตอนอย่างชัดเจน ยกตัวอย่างเช่น

1. ลูกค้าติดต่อเข้ามา
2. บันทึกข้อมูลลง Google Sheet
3. ให้ Follow-Up ลูกค้าเมื่อผ่านไป 3 วัน
4. บันทึกรายละเอียดของลูกค้าใน Google Sheet เพื่อจบงานลูกค้าคนนั้น ๆ

ซึ่งถ้าคุณมองการทำงาน 4 ข้อ ที่ผมได้อธิบายจะค่อนข้างมี “ขั้นตอนการทำงาน” ที่ชัดเจน ไม่ว่าคุณจะจ้างพนักงานคนไหนมาก็สามารถเข้าใจทำงานได้อย่างชัดเจน

🪜 วิธีที่จะทำให้คุณเห็น “ขั้นตอนการทำงาน” ของธุรกิจตัวเอง

---

อย่างที่บอกว่าคุณคงต้องกลับมามอง “ขั้นตอนการทำงาน” และค่อย ๆ เรียงขั้นตอนการทำงานออกแบบเป็นข้อ ๆ และจำลองเมื่อเราเป็นใครก็ไม่รู้มานั่งอ่าน “ขั้นตอนการทำงาน” นี้จะเข้าใจได้ดีไหม เช่น

• เมื่อทำขั้นตอนนี้เสร็จต้องทำขั้นตอนไหนต่อ
• เป้าหมายของขั้นตอนนี้คืออะไร

ถ้าคุณออกแบบ “ขั้นตอนการทำงาน” ของตัวเองเสร็จแล้ว ให้คุณลองเอาสิ่งนี้ไปทดลองจริง เพราะบางครั้งการที่คุณคิดว่ามัน “เข้าใจได้ดี” มันก็ไม่ได้หมายความคนอื่นจะเข้าใจเหมือนคุณ หลังจากนั้นก็ค่อย ๆ ปรับขั้นตอนการทำงาน และการทำงานหน้างานจริงให้เข้าไปในทิศทางเดียวกันไปเรื่อย ๆ

ซึ่งคุณคงคิดว่าแบบนี้มันก็ต้องปรับไปเรื่อย ๆ ไม่รู้จบเลยล่ะสิ

คำตอบคือ “ใช่” เพราะธุรกิจที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงแปลว่าธุรกิจกำลังจะ “เจ๊ง”

สรุปสั้น ๆ คือวันนี้คุณเคยขายของได้ ไม่ได้แปลว่าอนาคตจะขายได้แบบเดิม คุณก็ยังต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบของสินค้าไปเรื่อย ๆ ซึ่งก็เหมือน “ขั้นตอนการทำงาน” เช่นกัน

🚀 สรุปคือระบบการทำงานที่ดี จะช่วยให้ธุรกิจเติบโตอย่างมั่นคง

---

จริง ๆ แล้ว ”ระบบการทำงาน” ควรเกิดขึ้นตั้งแต่ “วันแรก” ที่เราตัดสินใจเริ่มทำธุรกิจ เพราะจะช่วยให้เห็นภาพรวมของการทำงานของธุรกิจมากขึ้น

ซึ่งเมื่อเรามี ”ระบบการทำงาน” ที่ชัดเจนแล้ว เราจะหาคน หรือเครื่องมือเข้ามาช่วย ก็ยังสามารถรักษามาตรฐานการทำงานที่เราเคยทำมาตั้งแต่ “วันแรก” ต่อไปได้เรื่อย ๆ

ระบบการทำงานเป็นจุดเริ่มต้นพื้นฐานที่สำคัญสำหรับการเติบโตของธุรกิจ